Dès leur clôture officielle, le 20 février 2019, les cahiers citoyens ont été centralisés par les préfectures qui en ont assuré la copie. Les copies ont été transmises à la Bibliothèque nationale de France.

La note conjointe des ministres de l'Intérieur, de la Culture, de la Transition écologique et solidaire et de la Cohésion des territoires et des relations avec les collectivités territoriales du 20 mars 2019 a prescrit un versement des cahiers originaux aux Archives départementales avant le 30 mars 2019.

Cette disposition concerne également les contributions qui ont été envoyés directement à la Mission du grand débat : elles ont été retournées aux préfectures concernées pour versement aux services départementaux d'archives. Ces dispositions sont le fruit de la réflexion menée depuis le mois de février par le Service interministériel des archives de France, la Mission du grand débat national, la Bibliothèque nationale de France.

En Savoie, en lien avec les Archives départementales, la Préfecture a assuré le classement et le conditionnement des cahiers puis la rédaction du bordereau de versement pour permettre le transfert de manière organisée.

Un complément de versement a été effectué le 12 avril 2022. Il concerne les cahiers des communes de Porte de Savoie et de Entrelacs.

Type d'entrée : versement

Date d'entrée : 11/04/2019

Complément : 12/04/2022

Le versement est constitué des cahiers citoyens établis dans les communes et des contributions individuelles ; ces contributions ont été envoyées par courrier postal aux communes et directement à la Mission du grand débat, ainsi que par le biais de la plateforme en ligne qui avait été ouverte.

Ces cahiers, après centralisation en préfecture, ont fait l'objet d'opérations de numérisation, d'océrisation voire, dans le cas des documents manuscrits, de transcription. Pour des raisons pratiques, ces opérations ont été réalisées à partir des documents au format papier, ce qui veut dire que tout document numérique (soit nativement soit parce qu'il s'agissait d'une copie numérique - cas des cahiers citoyens - ) a été rematérialisé avant traitement. Après réflexion, il a été décidé de conserver ces documents sous leurs deux formes, format papier et fichiers résultant de leur numérisation. La Mission du grand débat étant rattachée aux services du Premier Ministre, ces documents papier et les fichiers numériques qui découlent de leur numérisation ont été archivés  aux Archives nationales. Ces dernières seront également destinataires des contributions réalisées sous forme numérique sur la plateforme dédiée au grand débat. 

Dans la plupart des cas, il s'agit de cahiers ordinaires comportant des contributions manuscrites ou dactylographiées collées. Il peut également s'agir de feuilles volantes reliées a posteriori. Enfin, l'association des maires ruraux de France a proposé des modèles de cahiers.

L'essentiel des cahiers comporte des contributions. Quelques cahiers sont vides.

Les cahiers citoyens ouverts en mairies et les contributions reçues par l'Elysée et le Gouvernement par courriers et mails, et leurs copies, sont des documents administratifs au sens de l'article L. 300-2 du code des relations entre le public et l'administration (CRPA) et des archives publiques au sens de l'article L. 211-4 du code du patrimoine.

Conservation intégrale

Fonds clos.

Le versement a fait l'objet d'un complément le 12/04/2022.

Les cahiers citoyens sont immédiatement communicables en vertu de la circulaire adressée le 20 mars aux préfets de région et de département et relative au versement aux archives départementales.

Un conseil de la CADA du 18 avril 2019 et un conseil du 13 janvier 2022 ont précisé que, si les observations figurant dans les cahiers citoyens accessibles en mairie sont en principe librement communicables leurs contributeurs, en formulant ces observations et en rendant publique leur identité, ayant renoncé à ce que ces éléments soient couverts par un secret , les contributions libres, adressées à l'administration directement par voie postale ou électronique et parfois réunies a posteriori aux cahiers ouverts en mairie, ne traduisant donc pas, à l'inverse, la volonté de leurs auteurs de les rendre publiques, sont protégées, entre autres, par le secret de la vie privée.

NC Après vérification des Archives

Les cahiers sont classés par ordre alphabétique de nom de commune.

Les cahiers des communes de Porte de Savoie et de Entrelacs, versés ultérieurement, ont été classés à la fin du versement afin de ne pas modifier l'ordre du versement.

Les Archives nationales sur le site de Pierrefitte-sur-Seine conservent la copie numérique des cahiers citoyens.